こんにちは！
今回は僕が個人的に大好きなスプレッドシートの関数をご紹介します。意外と関数を使いこなすだけで業務効率化を図れるのでぜひお試しください。
なお、関数の紹介をする前に、そもそも業務効率化をするにあたって大切なことを簡単にまとめました。そんなことはどうでもいい！という方はすっ飛ばして関数一覧をご覧ください◯
ただ、効率化するにあたっては非常に大切なことだと考えているので、サラーっとでもいいので目を通して頂けると嬉しいです◎
業務効率化の基本的な考え方
僕が業務効率化を図る際に気をつけていること、前提として考えていることをまずはご紹介します。大きく分けて3つあります。
作業ではなく業務フローを効率化する
まずはこれ。簡単に言うと俯瞰しようぜ、っていうことですね。よく「木を見て森を見ず」と言いますが業務効率化でもこれがしばしば発生します。
目の前で発生した「不」に対して「こうすれば自動化・効率化できるじゃん！」と1つの「不」に最適化した効率化をしてしまうとどうなるか。
業務というのは当然ながら1つ1つの作業が連なってできているので、逆に業務フロー全体で見たときにいびつな構造になることも。
いわゆる全体最適か個別最適かみたいな話ですが、業務効率化においては1つ1つの作業を効率化しても全体のフローで見たらむしろ手間になることもあります。フローで見て改善案を検討するようにしましょう。
実際に使う人 が/と 効率化する
一瞬「？」が浮かぶタイトルですが、実際に使う人が効率化するか、使う人と一緒に効率化するかのどちらかが良いということです。
外野からやいのやいの言って作った効率化の仕組みは骨抜きになる可能性がとても高いです。一番困ってる人が具体的にどういうフローでどう効率化したらいいかを業務フローを元に考えることが大切です。
インパクトの大きい箇所から効率化する
最後は優先順位のお話。
業務効率化も他の仕事と同様に優先順位をつけて対応すべきです。その際に役立つ指標としては1回にかかる時間×頻度でマトリクスを作って、合計時間が大きいもの、あるいは頻度の高いものを優先して効率化しましょう。
また、効率化するのにかかる工数の方が効率化して削減できる工数より多いのであれば効率化しない方がいいです。というよりも効率化するだけ無駄です。
この前提を踏まえて、ここからは僕が日頃行なっている業務効率化をするための関数をご紹介します！
オススメのスプレッドシート関数4選
さて、それではいよいよ本題に入ります。
大きく「集計するのに便利な関数」「転記するのに便利な関数」「文字列を抽出するのに便利な関数」の3種類に分けてご紹介します。
集計するのに便利な関数
まずは集計する際に便利な関数をご紹介。
使うタイミングとしては、ローデータを吐き出した後の整形時、ローデータを出すタイミングが主です。
eomonth関数
eomonthはEnd Of Monthの略。月末を取得することが可能です。
開始日を起点として、前月なら月は-1、当月なら0、翌月なら+1という風に記載します
ちなみに、前月末日の翌日として考えることで、eomonth関数を活用して当月1日を以下のように表すことが可能です。
=eomonth(today(),-1)+1
また、完全な蛇足ですが当月1日を利用して前年同月1日を取得することも可能です。方法は以下。
=date(year(当月1日セル)-1,month(当月1日セル),day(当月1日セル))
vlookup関数
マーケターの間ではおなじみのvlookup関数です。
vlookupの「v」はVerticalのVで、特定の文字列をキーとして垂直方向に検索をかけていきますよ、という意味ですね。
以下の場合、B列で「GA」という文字列を持った行の3列目(D列)の値を返すように検索をかけていきます。
=vlookup(“GA”,B2:D50,3,)
ちなみにこれの水平方向バージョンのhlookup関数という関数もありますが、使い方は同じです。
sumifs関数
sumifs関数はとても便利な関数です。複数の条件に当てはまった値を合算して返してくれます。
例えば、LP×メディア別に値を見たいときに、ローデータでは集計できていないものを関数を使うことにより整形することが可能です。(ピポットしてしまってもいいですね)
文字列を転記する際に便利な関数
続いては、文字列を転記する際に便利な関数について。
他のシートに記載している情報を都度手動で転記するのってめんどくさいですよね。そういったチマチマした手作業を関数一つでポチッとな。とても楽になります。
importrange関数
importrange関数は、指定したスプレッドシートの指定した範囲を読み込むことができる関数です。
例えば、以下のような表があった場合、このA2~H15をそのまま別スプレッドシートに記入することが可能です。しかもスプレッドシート関数の良いところとして、関数が勝手にデータを読み込んでくれるので更新された内容はそのまま反映されます。
※若干ライムラグは存在します
使い方は簡単で、転記先のシートの該当箇所に以下のように記載するだけ。
=importrange(“読み込むスプレッドシートのURL”,”シート名!該当のセル範囲”)
ちなみにセル単位で指定してしまうと関数を全セルに入れる必要がありますが、範囲指定することで関数を入れるセルは１箇所だけになるという超絶時短技があるので忘れないようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか。
スプレッドシートはGoogle基盤で様々なサービスと連携できて効率化文脈でも使い勝手がいいので、ぜひ使い倒して業務効率化を図ってみてください！
p.s.
個人的にはmid関数を使った特定の文字列を抽出する方法についてもご紹介したかったのですが、若干複雑になりそうだったので避けました。またの機会にご紹介できればと思います！